De check-in van een (team)bijeenkomst… wat kan de invulling ervan toch een groot verschil maken voor de opbrengst ervan. En dan heb ik het over het bevorderen van onderlinge verbinding, betrokkenheid, vertrouwen en veiligheid: cruciaal voor excellent teamwork.
Hoe ik het zie: De check-in vormt de start van een bijeenkomst. Doel ervan is het richten van focus en aandacht, en ook het bevorderen van ‘een leider in elke stoel’ (gedeeld eigenaarschap). Twee componenten zijn van belang: de inleiding door de host en ‘het horen van iedere stem’. De host is degene die de bijeenkomst initieert of degene die het thema inleidt. Het horen van iedere stem geef je meestal vorm door eenieder uit te nodigen een intentie te delen. Daarmee vormt de check-in een belangrijk middel in het realiseren van de doelen van de bijeenkomst, en dan is ‘belangrijk’ mijns inziens een understatement.
In de afgelopen weken was ik onder de indruk van een aantal check-ins dat ik begeleidde. Deze verschilden in stijl en inhoud, maar hadden één ding gemeen: een persoonlijk en kwetsbaar verhaal. Het ene verhaal over het verlies van een kleindochter, de kracht vinden om door te gaan en steun vinden in het luisterend oor van een collega. Een ander verhaal over een periode van gemis aan steun, je focus richten op wat wel lukt en steun vinden in de waardering van een collega.
Dit raakt aan feedback die we regelmatig ontvangen in teambijeenkomsten. Dat we de oren spitsen, dat we gemakkelijker kunnen (blijven) luisteren als het verhaal van de ander persoonlijk wordt. Dan gaat het echt ergens over, dan raakt het, komt het echt binnen. Het zijn deze momenten die we onthouden, die ons motiveren en die zo bijdragen aan leren en duurzaam veranderen. Helaas zo tegengesteld aan de feedback die ik tegenwoordig ook vaak hoor: hoe standaard check-ins met rationele inleidingen en herhalende standaardvragen leiden tot inspiratieloze en energievretende bijeenkomsten.
Wat herken ik de waarde uit de voorbeelden die ik noem. Natuurlijk heb ik al tig keer verkondigd dat het belangrijk is om bij tegenslagen door te gaan. Natuurlijk weet ik rationeel prima dat het helpt om bij een gemis aan steun te focussen op wat wel lukt. Maar dit terug te horen in een persoonlijk verhaal maakt dat ik de waarde van deze bekende (oma-)wijsheden’ echt kan doorvoelen, kan doorleven. En gemakkelijker kan doorvoeren naar issues waar ik zelf tegenaan loop in mijn leven en werk.
Herken je dit? Leuk als je hier iets deelt over inleidingen die voor jou verschil hebben gemaakt…
Beste John, beste Edwin, beste Mark (Rutte), beste…,
Het geeft niet dat je niet precies weet hoe je dit in de toekomst kunt voorkomen. Het geeft niet dat je denkt dat het met protocollen opgelost is. Of met het aanstellen van een vertrouwenspersoon. Het geeft niet zozeer dat je niet weet hoe een bedrijfscultuur werkt, hoe ziekmakend die kan zijn en daarmee de werkomgeving onveilig maakt. Al heb je je er op jouw positie op z’n minst in te verdiepen. En mensen in te huren om te doen waar je zelf geen verstand van hebt (dat doe je immers ook voor marketing en IT).
Het geeft wel dat je niet begrijpt dat jonge mensen (meisjes én jongens) onder de indruk kunnen zijn van mensen op belangrijke posities. En dan hun mond niet durven opendoen. Het geeft ook dat je wegkijkt en niet aanspreekbaar bent op misstanden die er onder jouw verantwoordelijkheid gebeuren. Of zaken bagatelliseert met een glimlach en niets doet. Dan voelen mensen zich niet gehoord en gekend in hun leed. En doen daders het gewoon weer. Daar krijgen ze immers alle ruimte voor. Of het nu muzikanten, voetbaldirecteuren of belastingdienstmedewerkers zijn.
Want dit gaat niet alleen over vrouwen. Het gaat ook over brandweermannen in Amsterdam en gezinnen met een kinderopvangtoeslag.
Duidelijk is in ieder geval dat gevoel voor sociale en psychologische veiligheid op de werkvloer een (inter)nationale blinde vlek is. De voorbeelden van de ernstige gevolgen daarvan tuimelen over ons heen. Het is hoog tijd om gesprekken over wat er mis gaat uit de schaduw te halen en op tafel te leggen.
Beste John, Edwin, Mark en … de eerste stap is aan jou.
Hulp nodig bij het vergroten van de sociale veiligheid op de werkvloer? Wij hebben er jaren ervaring in.
Er moet me iets van het hart. Sinds Corona verschijnen overal goedbedoelde aanwijzingen dat we 1,5 meter afstand moeten houden, dat we onze handen moeten wassen en moeten niezen in onze ellenboog. Niks mis mee, zeker in de beginfase toen we allemaal erg moesten wennen aan deze nieuwe situatie.
Echter, voor mij zit er een grens aan al deze goedbedoelde aanwijzingen. Zeker wanneer ze in mijn ogen omslaan naar betutteling en afbreuk doen aan mijn en ieders eigen verantwoordelijkheid.
Zo werken wij met Stelvio Coaching & Advies in een verzamelgebouw in Utrecht. Een prima plek waar doorgaans veel reuring is in de gang waar ons kantoor is gevestigd. Maar niet nu, Corona.
Al vrij in het begin had de uitbater van dit gebouw keurig een aantal stickers op de vloer geplakt met de mededeling 1,5 meter afstand te houden. Maar wat schetst mijn verbazing (en daarmee ook irritatie): één van de mede huurders op dezelfde vleugel heeft daar een paar weken geleden eenzelfde sticker met looproute aan toegevoegd.
Je moet je voorstellen, de gang is 1,5 meter breed en is nu beplakt met stickers. Aan de rechterzijde van de gang een pijl voor rechthouden de gang in aan de linkerzijde een pijl voor de looproute rechts houden de gang uit. Bij elke vergaderruimte staat op de deur beschreven hoeveel personen er binnen mogen zitten én in de vergaderruimtes is op de tafels, echt waar, een sticker geplaatst waar je wel en niet mag zitten aan de tafel! Of dat medewerkers van deze organisatie niet zelf even kunnen nadenken dat ze met 1,5 meter afstand slechts een deel van de vergadertafel kunnen gebruiken.
Ik ben in mijn werk als organisatiecoach bijna dagelijks bezig met vraagstukken die gaan over het bevorderen van verbinding tussen medewerkers en het vergroten van verantwoordelijkheid. Als ik die stickers zie, kan ik niet anders dan nieuwsgierig worden hoe het binnen deze organisatie op onze gang gesteld is met dit verantwoordelijkheidsgevoel van hun medewerkers? En in hoeverre zij, in lijn met die situatie, nu goed hebben aangesloten bij wat deze medewerkers nodig hebben om in Coronatijd goed hun werk te doen. Mooi moment om eens op te reflecteren.
Zie jij ook kansen en mogelijkheden te leren van de Corona-crisis en wil je met je team sterker uit deze Corona-crisis komen? Bel dan voor een afspraak, of lees meer op https://stelvio.nu/lessons-learned/
We weten allemaal hoe belangrijk samenwerken is. Voor het realiseren van mooie resultaten, voor het oplossen van problemen en ook om ons verbonden te voelen. Een belangrijke voorwaarde voor ons welbevinden. Al van jongs af aan hebben we een rol in allerlei teams. In sommige daarvan loopt het lekker en voelen we ons als een vis in het water. In andere teams gaat het stroef en komen we maar moeizaam tot resultaten. Daarbij maakt het trouwens niets uit of het om een school- werk- of sportteam gaat.
Omdat teamwork zo waardevol is, zijn er stapels literatuur beschikbaar over teams. Steeds met de insteek de geheimen van een goed functionerend team te ontrafelen. Om daarmee goed werkende teams te kunnen samenstellen en problematische teams te kunnen helpen.
Veelal denken we dat vooral de samenstelling van een team cruciaal is. Bij het samenstellen van teams wordt dan ook niet zelden rekening gehouden met de verschillende teamrollen. Een beetje evenwichtige verdeling van de rollen lijkt ideaal.
Uit onderzoek door en bij Google blijkt dat het niet de samenstelling is die bepaalt of het team succesvol is. Het geheim van succesvolle teams is niet wie er in zit, maar hoe het team werkt. Psychologische veiligheid in een team blijkt de sleutelvariabele te zijn. En die veiligheid is gebaseerd op twee principes; ieder teamlid moet zich kunnen uitspreken en binnen het team houdt iedereen rekening met elkaars gevoelens.
Ongelooflijk leerzaam vind ik. Het brengt succesvol samenwerken immers weer een flink stuk dichterbij.
Marieke Kooiman
Dankjewel Charles Duhigg, voor het delen van het geheim in “Sneller, slimmer, beter”.
