Denk je aan procesverbetering, dan denken veel mensen toch gelijk aan lean en continu verbeteren. Er lopen in organisatieland ook best wat six sigma experts en green- en blackbelt gecertificeerde adviseurs rond. Vaak gaat het in gesprekken over procesverbetering over de tools, modellen en technieken. Even vaak wordt er maar weinig aandacht besteed aan de manier waarop mensen deze instrumenten in samenwerking gebruiken, het sociale systeem. Terwijl de mate van betrokkenheid van mensen, bij elkaar en bij het werk, bepalend is voor het steeds een beetje beter laten stromen van processen in organisaties. Bij STELVIO doen we niet aan procesverbetering zonder aandacht voor de menskant. Omdat het simpelweg niet zonder kan..

Omdat er boeken vol geschreven zijn over waardestromen, leer- en verbetercirkels en Kata vertellen we in dit blog over 4 eenvoudig te onthouden gewoontes die bijdragen aan rust en flow. Want als we iets weten, is het dat rust in het sociale systeem van onschatbare waarde is voor verbeteren en het realiseren van flow.

1. Plan vaste momenten voor procesverbetering

Niets nieuws onder de zon, maar een voorwaarde voor rust en succesvol verbeteren is het organiseren van korte, frequente, vaste momenten waarop je met de betrokkenen terugkijkt naar wat er de afgelopen periode allemaal gelukt is en wat nog niet. Wat er nodig is om dat wat niet gelukt is, nu toch echt wel te doen. En nieuwe realistische afspraken maken voor de komende periode. Met een vast moment weet iedereen waar hij of zij aan toe is (geeft rust) en is de kans groter dat er gestage vooruitgang wordt geboekt. Een frequentie van bijvoorbeeld een keer per week een uurtje blijkt waardevol. De uitdaging is om er met elkaar voor te zorgen dat iedereen zoveel mogelijk aanwezig is en dat de bijeenkomst iedere keer doorgaat. En vergeet vooral niet vriendelijk, maar vasthoudend door te vragen bij het niet nakomen van afspraken.

2. Begin en eindig met een check-in en check-out

Werkprocessen verbeteren gaat over meer dan techniek: het is mensenwerk. Als het met of tussen mensen niet lekker gaat of ze zijn afgeleid, zie je dat terug in de opbrengsten. Storingen hebben voorrang zeggen we ook wel. En toch besteden we relatief weinig tijd aan hoe het met medewerkers en collega’s gaat.

Met een goede check-in aan het begin van een bijeenkomst creëer je ruimte om mensen te laten vertellen over wat hen bezighoudt. Alleen dat al, zorgt ervoor dat mensen ontspannen en met meer rust en gemak hun bijdrage kunnen leveren aan de bijeenkomst ( en daarna). De check-in geeft bijvoorbeeld gelegenheid om ongemakkelijke situaties tussen collega’s op tafel te leggen. Zodat er  begrip ontstaat voor ‘niet-leveren’ en er naar oplossingen gezocht kan worden. Met een check-out aan het einde van de bijeenkomst maak je de cirkel rond: hoe hebben mensen de bijeenkomst ervaren? Zijn ze oké met de afspraken? Is er nog iets nodig om vooruit te kunnen?

3. Maak fouten en niet-nakomen bespreekbaar

Procesoptimalisatie vraagt om leren. Overal waar mensen werken, worden fouten gemaakt of lukt het regelmatig niet om afspraken na te komen. Op weinig plekken maken leiders werk van en tijd voor het bespreken hiervan. Als je STELVIO in huis hebt, merk je dat we vaak de boel even stilzetten, een vraag stellen tijdens een vergadering die niet gaat over de inhoud, maar over hoe mensen de dingen met elkaar doen. Even vaak krijgen we terug ‘dat voor die reflectie nu echt even geen tijd is’. We snappen het én zijn vasthoudend in het maken van die tijd om stil te staan bij waar het mis gaat of waarom het niet lukt om afspraken na te komen. Vertragen om te versnellen noemen we dat. Oefenen in de gewoonte om obstakels, missers en twijfels te bespreken is leertijd. De opbrengsten uit zo’n gesprekje zijn goud voor verbeteren!

4. Laat oplossingen komen van de werkvloer

Bijna iedereen in de rol van leider kent de verleiding: er is een probleem en jij zal het wel even oplossen. Da’s de snelste manier om weer verder te kunnen, toch? Alleen het ontbreekt jou aan de specifieke ervaring die mensen op de werkvloer wel hebben. Zij komen tot oplossingen die direct werken omdat ze het probleem beter kennen dan jij. Krijgen ze van jou de rust en tijd om samen met collega’s tot duurzame verbeteringen te komen? Zorg jij voor die randvoorwaarden?

Waarom deze gewoontes werken

In de praktijk zien we steeds weer dat kleine gewoontes grote verandering brengen. Een mooi voorbeeld uit onze praktijk komt uit een productieorganisatie waar veiligheid op de werkvloer al langere tijd een aandachtspunt was. Er waren procedures opgesteld, posters opgehangen en extra controles gedaan, maar écht veiliger werd het niet.

Pas toen het MT en het middenkader begonnen met vaste tweewekelijkse verbeterbijeenkomsten, kwam er beweging. In die sessies bespraken ze samen kritische gedragsindicatoren (KGI’s): wat heb je wel gedaan, wat niet en waarom? Ook het niet-nakomen van afspraken werd open besproken, zonder oordeel maar met de vraag: wat hebben we nodig om het wél voor elkaar te krijgen?”

Het effect was groot: mensen voelden zich meer betrokken, er ontstond onderling begrip en verbeteracties werden daadwerkelijk opgepakt. Binnen enkele maanden werd de veiligheid op de werkvloer aantoonbaar beter. Niet door meer regels, maar door de gewoonte om samen te reflecteren.

Samen werken aan flow in processen

Procesverbetering is geen project in beton gegoten, maar een cultuur van steeds een beetje beter. Tools uit de lean toolbox en kata helpen daarbij, maar zonder betrokkenheid en reflectie komen ze niet tot leven.

Bij STELVIO combineren we het technische systeem (tools & technieken) met het sociale systeem (principes & gedragingen). Wil je weten hoe wij jouw team kunnen helpen bij procesverbetering? Bekijk hier ons aanbod of plan een vrijblijvende kennismaking in met een van onze coaches.