Werkprocessen in kaart brengen

Werkprocessen in kaart brengen doe je niet omdat je je verveelt. Meestal is er echt wel een goede reden voor. Het loopt niet zo lekker, klanten zijn niet tevreden, er zijn achterstanden enzovoorts. Om dat te kunnen verbeteren, hebben we de werkprocessen zichtbaar te maken. Of we het nu leuk vinden of niet.  We weten namelijk uit ervaring dat hoe we denken dat een proces verloopt nogal eens verschilt van de dagelijkse praktijk. En juist die dagelijkse praktijk leidt tot de producten en diensten die we daadwerkelijk leveren. En tot het huidige gedoe, de achterstanden etc.

Pas als we weten hoe het echt gaat, kunnen we gericht verbeteren.

Soms rigoureus, liever in kleine stappen. Omdat die zorgen voor de meest duurzame verbeteringen.

Het begint bij de klant

Wat de reden ook is, het begint altijd bij de klant. Daarom start je met in beeld brengen van de gewenste klantwaarde en de achterliggende bedoeling van het proces. Of, wat proberen we nu eigenlijk voor elkaar te krijgen met het werkproces?

Wellicht gaat het om het zo spaarzaam mogelijk omgaan met middelen om zo adequaat mogelijk te handelen. Of om de hoogst mogelijke kwaliteit te leveren?

Bedoeling plus klantwaarde geven richting aan het verbeteren van het werkproces. Opdat we keuzes kunnen maken over welke inspanningen wel en welke niet bijdragen.

Werkprocessen in kaart brengen

Nu kunnen we het huidige werkproces in beeld brengen. Dat doen we door samen met alle betrokken medewerkers het proces letterlijk te volgen. Heel concreet ‘lopen’ we bijvoorbeeld de weg van een melding tot en met het daadwerkelijk recht leggen van een scheve stoeptegel. Of van de ontvangst van grondstoffen zoals bijvoorbeeld versgemalen meel tot aan het eindproduct voor de klant; knapperige broodjes of croissantjes in dit geval.

De ervaring leert ons dat het samen afleggen van die route een schat aan inzichten en verbetermogelijkheden oplevert. Door werkprocessen samen met medewerkers in kaart te brengen ontstaat er direct al meer onderling begrip. En dat komt samenwerken erg ten goede.

En dan duurzaam verbeteren

Rigoureus herontwerpen van een werkproces is een veel toegepaste manier van verbeteren. We bedoelen daarmee procesverbetering op basis van vernieuwing.

Vernieuwing is snel, groot en wil het beste resultaat in zo min mogelijk tijd bereiken.

Een prachtige manier om verbeteringen te realiseren . . . als het werkt.

Er is alleen één probleem met vernieuwing. Te vaak heb je in het begin succes, maar val je terug in oude patronen als het eerste enthousiasme is bekoeld. 

Wij stellen daarom voor eens niet te kiezen voor vernieuwing, maar voor de weg van de geleidelijkheid.

Met kleine stappen die we onophoudelijk gaan zetten. Op die manier wordt verbeteren geen groot extra ‘project’, maar onderdeel van het werk en na verloop van tijd onderdeel van het dagelijkse doen en laten. Daarmee bereik je duurzame resultaten.

Wil je jouw werkprocessen in kaart brengen?