De check-in van een (team)bijeenkomst… wat kan de invulling ervan toch een groot verschil maken voor de opbrengst ervan. En dan heb ik het over het bevorderen van onderlinge verbinding, betrokkenheid, vertrouwen en veiligheid: cruciaal voor excellent teamwork.

Hoe ik het zie: De check-in vormt de start van een bijeenkomst. Doel ervan is het richten van focus en aandacht, en ook het bevorderen van ‘een leider in elke stoel’ (gedeeld eigenaarschap). Twee componenten zijn van belang: de inleiding door de host en ‘het horen van iedere stem’. De host is degene die de bijeenkomst initieert of degene die het thema inleidt. Het horen van iedere stem geef je meestal vorm door eenieder uit te nodigen een intentie te delen. Daarmee vormt de check-in een belangrijk middel in het realiseren van de doelen van de bijeenkomst, en dan is ‘belangrijk’ mijns inziens een understatement.

In de afgelopen weken was ik onder de indruk van een aantal check-ins dat ik begeleidde. Deze verschilden in stijl en inhoud, maar hadden één ding gemeen: een persoonlijk en kwetsbaar verhaal. Het ene verhaal over het verlies van een kleindochter, de kracht vinden om door te gaan en steun vinden in het luisterend oor van een collega. Een ander verhaal over een periode van gemis aan steun, je focus richten op wat wel lukt en steun vinden in de waardering van een collega.

Dit raakt aan feedback die we regelmatig ontvangen in teambijeenkomsten. Dat we de oren spitsen, dat we gemakkelijker kunnen (blijven) luisteren als het verhaal van de ander persoonlijk wordt. Dan gaat het echt ergens over, dan raakt het, komt het echt binnen. Het zijn deze momenten die we onthouden, die ons motiveren en die zo bijdragen aan leren en duurzaam veranderen.
Helaas zo tegengesteld aan de feedback die ik tegenwoordig ook vaak hoor: hoe standaard check-ins met rationele inleidingen en herhalende standaardvragen leiden tot inspiratieloze en energievretende bijeenkomsten.

Wat herken ik de waarde uit de voorbeelden die ik noem. Natuurlijk heb ik al tig keer verkondigd dat het belangrijk is om bij tegenslagen door te gaan. Natuurlijk weet ik rationeel prima dat het helpt om bij een gemis aan steun te focussen op wat wel lukt. Maar dit terug te horen in een persoonlijk verhaal maakt dat ik de waarde van deze bekende (oma-)wijsheden’ echt kan doorvoelen, kan doorleven. En gemakkelijker kan doorvoeren naar issues waar ik zelf tegenaan loop in mijn leven en werk.

Herken je dit? Leuk als je hier iets deelt over inleidingen die voor jou verschil hebben gemaakt…

klik hier om verder te lezen over sociale veiligheid

Foto van Vidar Nordli-Mathisen op Unsplash