Vorige week hebben we een workshop verzorgd voor onze klanten. Zo’n workshop organiseren we één keer per maand om met onze klanten bij te praten en onszelf de discipline op te leggen om elke maand een onderwerp beet te pakken en uit te werken tot een inspirerende workshop. Deze keer kozen we ‘flow in the office’.

Over flow in the office valt veel te zeggen als je bedenkt dat 90% van wat we op kantoor doen veel slimmer, sneller, beter, goedkoper en rustiger zou kunnen verlopen. Grootste boosdoener is dat we in een cultuur leven waar stapeltjes maken (batchen) tot kunst is verheven. We zijn ervan overtuigd dat door stapeltjes te maken we in het werk productiever, efficiënter, beter en sneller worden. De overtuiging is diepgeworteld en vergt veel bewijs voor het tegendeel, voordat mensen enigszins geneigd zijn deze gewoonte een keer onder de loep te nemen. Onze stelling: door kantoorwerk te stapelen zijn we tien keer langzamer, tien keer duurder en kwalitatief beduidend minder. Enig idee waarom de roltrap is uitgevonden?

Het begint al met dat we onze neiging tot het opsparen van werk niet eens in de gaten hebben. Of het nu gaat over het verwerken van facturen, het managen van onze projecten, het bedenken van een nieuw boek, het inrichten van vergaderingen, het inruimen van onze vaatwasmachine of voorraadkast. Hamsteren zullen we. Waar komt het vandaan? Hoe komt het dat we denken meer te kunnen doen als we een voorraadje verwerken of aanleggen?

Ik vermoed dat we een gewoonte hebben die ooit heel nuttig is geweest en die we van generatie op generatie overgeleverd hebben gekregen. ‘Stapelen is goed’ is volgens mij een imprint uit de tijd dat we nog grotendeels afhankelijk waren van de landbouw en het risico van misoogsten groot was. Oogsten is bij uitstek een gestapelde activiteit.

Maar zoals we tegenwoordig geconfronteerd worden met onze eetgewoontes lijkt dit ook van toepassing voor het stapelen. Waar we nog steeds stapelen om goed voorbereid te zijn op barre tijden is dit gedrag tegenwoordig oorzaak van welvaartsziekte nummer 1: overgewicht. Het gevoel om goed gevuld te zijn als vlees op de botten tegen eventuele barre tijden heeft geen nut meer. Tegenwoordig eten we te veel voor wat we nodig hebben (en bewegen we te weinig). Ik denk dat dat niet anders is in hoe we ons werk inrichten. We houden nog steeds van stapelen.

Alleen, degene die dit gedrag het snelste weet om te zetten in meer doen met minder in een rustiger tempo (lees: one piece flow) zal tegenwoordig beter voorbereid zijn op de toekomst dan diegene die blijven vasthouden aan hamstergedrag.